L'aplicació d'un pla de manteniment requereix una gestió documental rigorosa. Els documents fonamentals inclouen: llibres de màquines (registre legal diari), manuals de fabricants (OEM), plànols del vaixell i informes d'inspeccions. El CMMS centralitza la gestió de registres amb traçabilitat completa. Els certificats obligatoris provenen de Societats de Classificació (certificat de classe), SOLAS (seguretat, SMC, DOC) i MARPOL (prevenció contaminació). Les auditories ISM (internes i externes) verifiquen el compliment del SGS. Les inspeccions PSC revisen documentació i estat del vaixell, podent resultar en detenció per deficiències greus.
OPOSGRATIS